展示会の出展費用はいくら？内訳・規模別の相場とコスト削減方法も解説
展示会への出展を検討しているものの、「1回の出展にいくらかかるのかわからない」「出展料以外にどのような費用が発生するのか知りたい」と悩んでいる企業も少なくありません。
展示会では、主催者へ支払う出展料だけでなく、ブースの施工・装飾、電気工事、パンフレットやノベルティ、交通費、人件費など、さまざまな費用が発生します。
そのため、「出展料が50万円だから50万円で出展できる」と考えるのではなく、展示会に関係する総費用を把握したうえで予算を決める必要があります。
また、展示会へ数百万円を投じても、名刺を集めるだけで商談・受注につながらなければ、費用対効果が高いとはいえません。
本記事では、展示会の出展にかかる5つの費用から、規模別の費用相場、費用に差が出る理由、出展コストを抑える方法まで解説します。
展示会への出展を検討している方や、現在の展示会費用が高いと感じている方は参考にしてください。
✓この記事でわかる内容
展示会へ数百万円の予算をかけても、獲得した名刺が担当者との接点だけで終われば、十分な商談・受注につながらない可能性があります。
展示会の出展費用を増やすだけでなく、展示会とは異なる営業チャネルも組み合わせて、決裁者との商談機会を増やしましょう。
展示会の出展にかかる費用の内訳5つ
展示会へ出展する際は、主催者へ支払う「出展料」だけを予算として考えないようにしましょう。
ブースを作り、当日運営し、展示会後に営業するまでには複数のコストが発生します。
✓展示会の出展にかかる費用の内訳5つ
それぞれ詳しく解説します。
費用①｜出展料・小間料金
展示会へ出展する際に最初に発生するのが、主催者へ支払う出展料・小間料金です。
展示会では一定のスペースを「小間」と呼び、小間数に応じて出展料金が決まるケースが一般的です。
ただし、小間のサイズや料金は展示会によって異なります。
そのため、
- 出展する展示会
- 小間のサイズ
- 必要な小間数
- 通路側・角小間などの位置
- 基礎パネルなどが料金に含まれるか
まで確認して比較しましょう。
特に、出展料はあくまで展示スペースを確保する費用であり、装飾・備品・人件費まで含まれているとは限りません。
主催者から出展案内を取り寄せ、料金に何が含まれているのか確認することが重要です。
費用②｜ブースの企画・デザイン・施工・装飾費
展示スペースを確保したら、来場者に商品・サービスを見てもらうためのブースを作る必要があります。
ブース制作では、主に以下のような費用が発生します。
- ブースの企画・設計
- グラフィックデザイン
- 壁面・床面施工
- 展示台・カウンター
- 看板・サイン
- 照明
- 木工造作
- 搬入・設営
- 撤去
装飾費は、小間数だけでなく使用する素材やデザインによって大きく変わります。
施工会社の目安では、1小間の装飾・施工費は20万〜80万円程度、2〜3小間では50万〜200万円程度、4小間以上では200万円を超えるケースも紹介されています。
一方、主催者が用意するパッケージ装飾を利用すれば費用を抑えられる場合があります。
オリジナル性をどこまで求めるかによって費用が変わるため、展示会の目的に合わせて装飾レベルを決めましょう。
費用③｜電気工事・備品・設備・主催者オプション費
ブース本体の施工費とは別に、電気や設備、備品などの費用も発生します。
例えば、
- 電源工事
- コンセント
- 照明
- モニター
- ディスプレイ
- テーブル・椅子
- 冷蔵庫
- 音響設備
- インターネット回線
- 来場者データ取得端末
などです。
費用に含まれる設備は展示会によって異なります。
設備を追加していくと、数万円単位の費用が積み重なります。
見積もり段階で「主催者料金」「施工会社料金」「自社で用意する備品」を分けて整理しましょう。
費用④｜集客・パンフレット・ノベルティ・輸送費
展示会では、ブースを作るだけでなく、来場者を集めるための販促費も必要です。
主な費用としては、
- パンフレット・会社案内
- 商品カタログ
- チラシ
- ノベルティ
- 招待状
- 展示会専用LP
- Web広告
- メール配信
- 動画制作
- 展示物・販促物の輸送
などがあります。
特に大量のパンフレットやノベルティを制作する場合は、印刷・制作費だけでなく、会場への配送や保管費も考える必要があります。
展示会支援会社が公表している例では、集客・販促物関連で10万〜50万円程度を見込むケースもありますが、制作物の種類・数量によって大きく変わります。
すべての来場者へ豪華なノベルティを渡すのではなく、自社のターゲットや商談候補に必要な施策へ予算を集中させることも重要です。
「何人集めるか」だけではなく、「どのような企業をブースへ呼びたいか」から集客方法を考えましょう。
費用⑤｜人件費・交通費・宿泊費・展示会後のフォロー費
展示会の予算で見落としやすいのが、社内スタッフの人件費や交通費、展示会終了後の営業コストです。
例えば、3日間の展示会へ営業担当者5人を配置する場合、通常業務から離れる時間も含めて大きな人的コストが発生します。
遠方の展示会であれば、
- 新幹線・飛行機代
- ホテル代
- 日当
- 食費
- 展示会スタッフの外注費
なども必要です。
さらに、展示会が終了した時点で営業活動が終わるわけではありません。
獲得したリードに対して、
- 電話
- 個別メール
- オンライン商談
- 訪問営業
- CRM・SFAへの登録
- ナーチャリング
などを行うための営業工数も発生します。
展示会関連費用を比較する際は、出展当日までではなく、商談・受注へつなげるまでに発生するコストを含めて総額を計算しましょう。
重要なのは、「展示会にいくら使ったか」だけではなく、「その費用から何件の有効商談や受注を獲得できたか」です。
タクウィルセールスでは、狙いたい企業・業界・役職を絞り、決裁者・キーパーソンとのアポイント獲得を支援しています。
展示会への追加出展だけでなく、別の営業チャネルを組み合わせることで費用対効果を改善できないか検討しましょう。
【規模別】展示会の出展費用・出展料の相場
展示会の出展費用は、小間数が増えるほど高くなります。
ただし、同じ小間数でも展示会や装飾内容によって大きな差があるため、相場はあくまで予算を決めるための目安として利用してください。
✓規模別の展示会出展費用の目安
公開されている複数の費用例でも、1小間で80万〜120万円、3小間で180万〜280万円、4小間で220万〜350万円、6小間で300万〜500万円程度という試算があります。仕様によってはさらに高額になります。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
相場①｜1小間程度の小規模ブース
1小間程度の小規模ブースでは、総額80万〜250万円程度をひとつの予算目安として考えられます。
ただし、金額には大きな幅があります。
主催者へ支払う出展料だけを見ると、公開例では1小間あたり20万円台〜40万円台程度の展示会があります。
そこへ、
- ブース施工・装飾
- 電気工事
- 備品
- パンフレット
- ノベルティ
- 輸送
- 人件費
- 交通・宿泊費
などが追加されます。
1小間の総費用を80万〜120万円程度とする例や、付帯費用まで広く含め110万〜250万円程度とする例もあります。
初めて出展する場合は、パッケージブースやレンタル備品を活用し、まず小規模で商談獲得単価を検証する方法もあります。
相場②｜2～4小間程度の中規模ブース
2〜4小間程度になると、複数の商品を展示したり、ブース内に商談スペースを設置したりしやすくなります。
一方、必要な出展料・資材・施工人員も増えるため、総額120万〜350万円程度がひとつの目安です。
費用例では、
- 2小間：120万〜200万円程度
- 3小間：180万〜280万円程度
- 4小間：220万〜350万円程度
という総費用の目安が示されています。
ただし、オリジナルの木工造作、大型モニター、商談スペース、動画演出などを追加すれば、さらに費用は上がります。
2〜4小間の場合は「スペースが広いから豪華にする」という考え方ではなく、必要な商談数からブースサイズを決めることが重要です。
例えば、1小間でも十分な商談数を獲得できる商材であれば、4小間へ拡張したからといって費用対効果が高くなるとは限りません。
相場③｜5小間以上の大規模ブース
5小間以上の大規模ブースでは、数百万円単位の予算を見込む必要があります。
公開されている例では、6小間で300万〜500万円程度、8小間で400万〜700万円程度の総費用が目安として示されています。
大規模になると、
- 大型サイン
- 複数の商談スペース
- 大型モニター
- ステージ
- セミナー
- デモスペース
- バックヤード
- 特殊照明
- オリジナル什器
などを設置する企業も増えます。
その結果、施工費だけでなく電源容量、映像機器、人員、輸送費なども増えます。
一方、大規模ブースは来場者への認知拡大やブランド訴求を目的として出展するケースもあるため、単純に商談数だけで評価できないことがあります。
「受注」「商談」「認知」「既存顧客との関係強化」など、目的を明確にしたうえで予算を判断しましょう。
展示会の出展費用に差が出る4つの理由
展示会の費用は、「1小間だから○万円」と一律に決まるものではありません。
同じ小間数でも、ブース設計や設備、開催地などによって総費用が変わります。
✓展示会の出展費用に差が出る4つの理由
順番に解説します。
理由①｜出展する展示会と小間数が異なる
展示会の出展費用に大きく影響するのが、どの展示会へ何小間出展するかです。
実際、公開されている主催者料金を見ても、1ブース20万円台の展示会がある一方、1小間40万円台の展示会もあります。
さらに、1小間から2小間、4小間へ増やせば出展料だけでなく、装飾・電気・備品・スタッフなども増えていきます。
ただし、来場者数が多い展示会へ大きなブースで出展すれば成果が出るとは限りません。
自社が狙っている、
- 業界
- 企業規模
- 部署
- 役職
の来場者が多いかを確認する必要があります。
「来場者10万人の展示会」よりも、「自社のターゲットとなる決裁者が集まる展示会」の方が費用対効果が高くなる可能性があります。
小間数は見栄えではなく、展示目的や必要な商談数から決めましょう。
理由②｜ブースの構造・素材・デザインが異なる
同じ3m×3m程度のスペースでも、ブースの作り方によって費用は大きく変わります。
比較的費用を抑えやすいのが、規格化された部材を組み合わせるシステムブースや主催者のパッケージブースです。
一方、
- 木工によるオリジナル造作
- 曲面の壁
- 大型看板
- 特注什器
- 吊り構造
- 高さのある造作
- ブランドに合わせた特殊素材
などを使用すると、企画・制作・施工費が高くなります。
1小間の施工費は仕様によって20万〜40万円程度から、木工やオリジナル装飾では60万〜100万円以上まで幅があります。
重要なのは、最も豪華なブースを作ることではありません。
遠くから「誰向けの何のサービスなのか」がわかり、来場者と商談しやすい設計に必要な費用を使いましょう。
理由③｜設備・演出・販促物の内容が異なる
展示会では、設備や演出を追加するほど費用が増えます。
例えば、
- 大型モニター
- サイネージ
- タッチパネル
- ステージ
- マイク・スピーカー
- 特殊照明
- 高容量の電源
- インターネット回線
- 来場者データ取得システム
などです。
また、ノベルティを1,000個制作する企業と、パンフレットだけを用意する企業でも販促費は大きく変わります。
主催者側の電気・通信オプションだけでも数万円単位の追加費用が発生する例があります。
すべての設備を「あると便利」という理由で追加すると予算が膨らみます。
「商談獲得に必要か」「商品・サービスの理解に必要か」を基準に、不要な設備・制作物を削りましょう。
理由④｜人員・開催地・出展期間が異なる
展示会当日に何人を配置するか、どの地域で何日間開催されるかによっても費用は変わります。
例えば、東京の企業が大阪で3日間の展示会へ6名派遣する場合、
- 往復交通費
- 3日分の宿泊費
- 日当
- 現地移動費
などが人数分必要です。
さらに、開催日数が長ければ社内スタッフが通常業務から離れる時間も増えます。
展示会支援会社の費用例でも、人件費・交通費・宿泊費が総費用の一定割合を占めるケースが紹介されています。
ブースを大きくすると、それに合わせて説明担当者や受付スタッフも増やす必要があります。
そのため、小間数を決める際には「スペース代」だけでなく「そのブースを運営するために何人必要か」まで考えましょう。
展示会の出展費用を抑える3つの方法
展示会費用を抑える場合、単純に装飾や人員を削減すればよいとは限りません。
商談数まで減ってしまえば、総額が安くても費用対効果は悪化します。
✓展示会の出展費用を抑える3つの方法
それぞれ確認していきましょう。
方法①｜目的と必要商談数から予算上限を逆算する
展示会の予算は、「今年は300万円まで使える」という決め方だけでなく、受注目標と許容できる獲得単価から逆算しましょう。
例えば、展示会から5件の受注を獲得したいとします。
1件あたりの許容できる顧客獲得単価が50万円であれば、
50万円×5件＝250万円
がひとつの予算上限になります。
さらに、過去の受注率が25％であれば、5件の受注には20件程度の商談が必要です。
250万円を投じて20件の商談を獲得するのであれば、
250万円÷20件＝商談獲得単価12.5万円
となります。
展示会終了後は、実際の商談数・受注数から計算し、想定した獲得単価以内に収まったか確認しましょう。
予算を「ブースの大きさ」から考えるのではなく、「何件の商談・受注を得たいか」から考えることで、過剰投資を防ぎやすくなります。
方法②｜パッケージ・レンタル・再利用と相見積もりを活用する
展示会の施工・装飾費を抑えるには、すべてを毎回オリジナルで制作しないことも重要です。
例えば、
- 主催者のパッケージブースを利用する
- システムパネルを利用する
- テーブル・モニターをレンタルする
- 既存のパネルを再利用する
- 次回も使用できる什器を制作する
- 複数の施工会社から見積もりを取る
といった方法があります。
主催者のパッケージ装飾では、1小間十数万円程度から提供されている事例もあります。
また、施工会社によって設計費・施工費・撤去費・運搬費の含まれる範囲が異なるため、総額だけを見るのではなく見積もりの内訳を比較しましょう。
例えば、一見安い施工会社でも、電気工事や撤去費が別料金であれば最終的な支払額が高くなる場合があります。
複数社へ同じ条件で依頼して比較すると、適正な費用を判断しやすくなります。
方法③｜展示会以外の営業チャネルと費用対効果を比較する
展示会の出展費用を削減する方法は、展示会の中だけにあるとは限りません。
展示会より効率的に商談を獲得できる営業チャネルがあるのであれば、予算の一部を別施策へ移す方法もあります。
BtoBの新規開拓では、
- テレアポ
- BDR
- CxOレター
- 営業代行
- Web広告
- SEO
- ウェビナー
- メールマーケティング
- 紹介営業
などがあります。
例えば、
展示会：300万円で商談15件→商談獲得単価20万円
アウトバウンド営業：100万円で商談10件→商談獲得単価10万円
であれば、展示会予算の一部をアウトバウンド営業へ配分する選択肢があります。
ただし、展示会では実機を見てもらえる、短期間で多数の企業と接点を作れるといった独自のメリットがあります。
そのため、「展示会をやめるか・続けるか」ではなく、どの営業チャネルへ何円配分すると、商談・受注を最大化できるかという視点で判断しましょう。
まとめ
展示会の出展費用を考える際は、主催者へ支払う出展料だけで判断しないことが重要です。
展示会では、
- 出展料・小間料金
- ブースの企画・施工・装飾費
- 電気工事・設備・備品費
- パンフレット・ノベルティ・輸送費
- 人件費・交通費・宿泊費・フォロー費
などが発生します。
1小間程度の小規模出展でも、すべての費用を含めると100万円前後を超えるケースがあります。中規模・大規模ブースになれば、数百万円単位の予算が必要になる可能性があります。
限られた営業予算の中で、商談・受注を最も増やせる方法を選びましょう。
タクウィルセールスでは、ターゲットとなる業界・企業・役職を明確にしたうえで、決裁者・キーパーソンとのアポイント獲得を支援しています。
展示会の出展費用を増やしても十分な決裁者商談を獲得できていない場合は、アウトバウンド営業も組み合わせながら商談機会を増やしましょう。
この記事の監修者
-
株式会社エスプール
ヒューマンキャピタル事業部 ニアバウンド支援部 部長
株式会社エスプール新卒入社。主幹事業である人材派遣事業を経て、ヒューマンキャピタル事業部へ配属。スタートアップ向け営業支援サービスの営業リーダー就任後、個人売上高3億円を達成。人脈を活用した大手企業開拓手法「ニアバウンド」を発信。
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