営業の業務改善・効率化の方法や事例を紹介！
「頑張っているけど営業活動で成果を出せない」と悩んでいる営業担当者も多いのではないでしょうか。そのような方は、まずは業務内容を見直して業務の効率化を図ることがおすすめです。
今回は、業務改善を行う理由や得られるメリット、具体的な改善方法、業務改善に役立つ施策などを紹介します。
営業の業務改善を行う理由
営業の業務改善は、効率的に成果を出しつづけるために行います。
営業の質を一定にし、効率よく営業活動を進められる現場づくりをするのが一般的です。自社の課題によっては、営業の業務内容の改善だけでなく社内の組織体制を大きく変える必要もあります。
また、社会情勢やトレンドの変化に伴って顧客のニーズも変わるため、成果を出し続けるためには時代に合わせた改善が必要です。
業務改善が必要な状況
自社の営業チームが以下のような状況になっている場合、業務改善が必要です。
- 営業活動が属人化している
- ノンコア業務の工数が多い
- 無駄な作業や時間が多い
- 営業生産性が低下している
営業活動が属人化している
営業は、個人で動くことが多いため属人化しやすい仕事です。
顧客情報や案件の進捗、ノウハウなどが共有されていないと、営業担当者の突然の体調不良時にフォローができず成約の機会を損ねる恐れがあります。また、トップセールスが退職した場合、企業の損失が大きくなってしまいます。
業務を標準化させ、属人化しない業務環境に改善することが大切です。
ノンコア業務の工数が多い
ノンコア業務とは、資料やリストの作成・管理など、売上に直結しない事務的な業務を指します。
ノンコア業務に多くの時間を割いていると、顧客との商談や信頼関係構築に使う時間が減ってしまいます。
ノンコア業務を効率化させ、顧客に向き合う時間を十分確保できるよう業務改善する必要があります。
無駄な作業や時間が多い
これまでの習慣のまま営業活動を進めていることで、無駄な作業や時間が当たり前になっていませんか？
例えば訪問営業による移動時間や待ち時間が多い場合には、状況に応じてインサイドセールス、オンライン営業など様々な手法を使い分けたり、インバウンド営業を強化したりすることで、無駄な時間を解消することができます。
時代の変化により、従来の手法や営業プロセスの無駄を解消する方法がたくさんあります。
営業生産性が低下している
ノンコア業務や無駄な業務といった「非効率」は、営業生産性を低下させる原因となります。
営業生産性の低下は、営業担当者の疲労やストレス増加による離職率向上、残業・休日出勤によるコスト増加などの損失につながります。
営業生産性を向上させるよう業務改善を行うことで、成果の最大化を実現させることができます。
以下の記事では、営業生産性の低下を招く原因や生産性向上のメリット、方法について解説していますので、ぜひ併せてご覧ください。
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営業生産性を向上させる方法とは？低下の原因・施策ともに解説
業務の効率化によるメリット
営業の業務改善で効率化を図ることによって、以下のようなメリットが得られます。
- 生産性・利益の向上
- 営業担当者の負担軽減
- 営業の質を上げられる
生産性・利益の向上
業務の効率を上げることによって、これまでよりも少ないリソースで売上をつくることができます。
残業により発生していた物的・人的コストの削減にもつながり、生産性と利益向上が期待できます。
営業担当者の負担軽減
ノンコア業務の効率化を図ることで、営業担当者は営業活動に集中できます。残業や営業帰りの事務作業が減り、心身ともに負担の軽減にもつながります。
このように営業担当者にとって働きやすい環境に改善され、営業担当者のモチベーション維持や離職率低下に効果があります。
営業の質を上げられる
リソースに余裕が生まれることで、見込み顧客の情報収集や商談の準備、顧客とのコミュニケーションに十分な時間を費やすことができるため、営業の質の向上につながります。
企業との関係性強化にもつながり、新規顧客の成約や既存顧客の追加契約の獲得などが期待できます。
営業の業務改善方法
営業の業務改善を行う方法を紹介します。
大まかな手順は以下の通りです。
- 業務改善の目的を明確にして共有する
- 業務内容・プロセスを可視化する
- 課題を確認して改善策を検討する
- 改善策を実施して評価する
①業務改善の目的を明確にして共有する
業務改善は、目的を理解して行うことが重要です。
目的が曖昧のままでは、課題を見落としていたり、改善を進めるなかで矛盾が生まれたりする可能性があり、業務改善による効果が得られにくくなります。
明確な目的があることで、目的を果たすために必要な課題や適切な改善方法が見えてきます。
また、業務改善には現場の協力が必要不可欠です。現場チームにも目的を共有し、業務改善の必要性と期待するメリットを理解してもらうことが大切です。
②業務内容・プロセスを可視化する
営業担当者の業務内容と営業活動の一連のプロセスを理解するために、書き出して可視化します。現状を理解することで、問題点を確認するだけでなく、隠れている課題を発見することができます。
上層部だけでなく、現場の状況を理解している者を含めて、リアルな意見のもと可視化作業を行います。
③課題を確認して改善策を検討する
問題点・課題を抽出後、それぞれの改善策を検討します。
改善策は、営業支援ツールなどを活用して効率化するだけではありません。無駄な業務だと判断した場合は無くすことも大切です。
無駄を省く、業務の効率を上げる、顧客情報や案件リストが共有・管理された環境をつくることを意識して改善策を検討しましょう。
④改善策を実施して評価する
改善策は、「重要度」「緊急度」を基準に優先付けを行います。優先度付けには、時間管理のマトリックスの活用がおすすめです。
優先度付けができたら、優先度の高い順に実施します。このとき、「いつ・だれが・どのように行うか」を改善案ごとにまとめておくと実施漏れを防ぐことができます。
改善案の実施後は、ひとつひとつ改善度合いを評価することが重要です。現場の声と実際の数値を参考に、改善案が有効であったかを判断します。改善の目的を果たせていなかった場合、必ずその理由を考えましょう。
次の改善案の実施・評価を繰り返します。
業務改善を行う際の3つのポイント
業務改善を行う際は、以下の3つのポイントを意識して行いましょう。
- 業務を標準化できているか
- 顧客をリスト化して管理しているか
- 営業生産性は上がっているか
業務を標準化できているか
業務の標準化とは、営業担当者の行動指針を明確にして社内に浸透させることです。
自社のトップセールスの営業活動やノウハウを参考にして業務の標準化を行い、営業活動の質や成果が一定になるよう図ります。
効率よく営業の質・成約率の向上が期待できるので、業務改善において重要なポイントです。
また、業務を可視化して進捗を共有することで、リスク回避にも役立ちます。
顧客をリスト化して管理しているか
顧客をリスト化して管理することで、顧客情報の専有を防ぐことができます。
顧客情報が適切に管理され共有されていることで、問い合わせに対する迅速かつ適切な対応、情報収集の重複回避、案件引き継ぎの簡略化などにつながり、業務の効率アップが期待できます。
また、担当者が体調不良などで突然休職した際も、別の者がフォローに入ることができます。
業務の重複やリスク回避、業務の効率化が期待できるので、顧客情報を一元管理できるよう改善しましょう。
営業生産性は上がっているか
営業支援ツールへの情報入力に時間がかかってしまうなど、改善策を実行したことにより営業効率が下がり、営業生産性の低下を招いてしまうこともあります。
改善策は本当に営業生産性向上に役立っているのかも必ず確認しましょう。
営業の業務改善に役立つアイデア
実際に営業の業務改善に役立つアイデアを紹介します。
業務改善を行うときは以下3つの改善策も参考にしてください。
- ツールの活用
- 営業手法を使い分ける
- 外部委託
ツールの活用
顧客情報の一元管理を行うツールや、売上の予測や分析を行うツール、タスク・スケジュール管理を行うツール、ビジネスチャットなど、業務の効率化や情報共有に役立つツールはたくさんあります。
スマホアプリに対応しているものもあり、外出先で日報作成や情報入力が可能になるので、移動時の作業や営業先からの直帰が可能となり時間の有効活用につながります。
ツールの導入にはコストや手間がかかりますが、効果的に業務改善を行えるのでおすすめです。
営業手法を使い分ける
営業の手法は訪問だけではありません。
電話やメールなどを活用したインサイドセールス、テレビ電話やWeb会議システムを活用したオンライン営業、WebやSNSによるマーケティング戦略を活用したインバウンド営業など、効率よくアプローチする方法がたくさんあります。
自社の強みや状況に合った手法を活用し、営業の可能性を広げましょう。
以下の記事では、新規開拓における営業手法を紹介しているので、是非参考にしてください。
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新規開拓の法人営業の方法を紹介！成功させるコツとは
外部委託
自社でのリソース確保が難しい業務を外部へ委託するという選択もあります。
「DMの発送、プレゼンの資料や企画書の作成、テレアポ」など、特定の業務を得意とする企業に委託することで、業務の質やスピードの向上が期待できます。
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まとめ
今回は、営業の業務改善についてまとめました。
営業の業務改善は、自社の課題と強み、時代の変化を理解したうえで、業務を効率化することが大切です。
営業担当者が働きやすい環境を整え、生産性の高い現場づくりを試みましょう。