【例文付き】効果的な手紙営業の方法を7ステップで解説！アポ率やメリット

手紙営業は、比較的アポ獲得率が高く、デジタル時代においても重要な営業手法の一つです。しかし、いくつかのポイントを抑えて手紙を書かなければ、成果が出づらいのも事実です。

本記事では、効果的な手紙営業の方法を7ステップで解説します。営業活動に手紙を取り入れるメリットや例文も記載しているので、ぜひご参照ください。

▼この記事でわかること

• 手紙営業とは？
• 手紙営業の平均アポ獲得率は「3％」ほど
• 営業活動に手紙を取り入れる5つのメリット
• 手紙営業で実際に送る文面の例文
• 心を掴む手紙営業の書き方を7ステップで解説
• 手紙営業を成功させるためのポイント6つ

この記事の監修者

長峰 彩乃

株式会社エスプール
ヒューマンキャピタル事業部 ニアバウンド支援部 部長
株式会社エスプール新卒入社。主幹事業である人材派遣事業を経て、ヒューマンキャピタル事業部へ配属。スタートアップ向け営業支援サービスの営業リーダー就任後、個人売上高3億円を達成。人脈を活用した大手企業開拓手法「ニアバウンド」を発信。

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手紙営業とは？ 

手紙営業とは、相手の自宅や会社に手紙を送る営業手法です。ほかの営業手法よりも決裁者にアプローチしやすい特徴があります。

メールやSNSなどのデジタル手段が主流の現代においても、あえて手紙を使う理由があります。それは、手紙には「読んでもらいやすい」「印象に残りやすい」といった魅力があるからです。

企業の社長や役員などは、1日に何十通もの営業メールを受け取っており、ほとんどが開封されずに終わってしまいます。

しかし、手紙で届いた営業文書は、開封される可能性が高く、個別対応の印象も伝わるため、読んでもらえる確率がぐっと高まるのです。

デジタル化が進む時代においても、効果的な営業手法として用いられています。

手紙営業の平均アポ獲得率は「3％」ほど

手紙営業のアポイント獲得率は、およそ3％です。つまり、30通から40通の手紙を送れば1件のアポが取れる計算です。

これを聞くと「少ないのでは？」と感じるかもしれませんが、ほかの営業手法の反響率と比べると高い数字だとわかります。

▼ほかの営業手段の一般的な反響率

反響率は、あくまで初期接触に対する反応を示す指標です。実際に、アポイントにつながる確率はさらに低くなります。

このデータから見ても、手紙営業は効率的なアプローチ方法と言えます。

営業活動に手紙を取り入れる5つのメリット

営業活動に手紙を取り入れるメリットを5つ紹介します。

▼営業活動に手紙を取り入れる5つのメリット

• メリット①｜メールより格段に高い開封率
• メリット②｜デジタル情報に埋もれず記憶に残りやすい
• メリット③｜丁寧な印象を与え、誠意が伝わりやすい
• メリット④｜担当者や決裁者本人に直接届く可能性が高い
• メリット⑤｜新規開拓から既存フォローで活用できる

メリット①｜メールより格段に高い開封率

手紙は、メールに比べて圧倒的に高い開封率を誇ります。メールの場合、迷惑メールフォルターに振り分けられたり、件名だけでスルーされたりしやすくなります。

特に、営業メールは、日々何十通と届くため、見られずに削除されるケースもほとんどです。

一方、手紙は物理的な存在感があり、受け取った瞬間に目にとまります。自分の名前が宛名に書かれていれば、特別感が生まれるため、一度は中を開けて確認する方は多くなります。

メリット②｜デジタル情報に埋もれず記憶に残りやすい

手紙は、記憶に残りやすい営業ツールです。「手紙を開封してから読む」という行為は、デジタルよりも五感を使用します。

封を開けて、紙の手触りを感じながら文字を追うといったアナログな体験は、それだけで印象に残ります。

また、手紙はデスクの上や引き出しの中に残される場合も多く、後から見返される可能性も高いです。普段デジタルに囲まれている相手であれば、手紙が新鮮に感じられ、営業メッセージが強く印象に残りやすくなります。

メリット③｜丁寧な印象を与え、誠意が伝わりやすい

手紙には、相手を大切に思う気持ちや誠意を伝えやすい魅力があります。文面の内容はもちろん、封筒の選び方や宛名の書き方にも手間がかかるため、丁寧な印象を与えられます。

メールやDMのように一括送信されたものとは異なり、手紙には特別感があるものです。

形式的なやり取りでは伝わらない熱意や、相手を思う気持ちを表現できる手法として、信頼構築にも役立ちます。

メリット④｜担当者や決裁者本人に直接届く可能性が高い

手紙は、担当者や経営層といった意思決定者本人に届きやすい手段です。メールや電話の場合、事務担当や秘書、受付で止められてしまう場合もあります。

しかし、宛名を明記した手紙であれば、そのまま本人に回される可能性が高いため、郵便物が本人に直接届きやすいです。

封筒に「親展」と記載すれば、さらに本人が開封する可能性が高まります。

メリット⑤｜新規開拓から既存フォローで活用できる

手紙営業は、新規開拓だけでなく既存顧客へのフォローにも活用できる万能な営業ツールです。商談後のお礼状や、定期的なご案内、キャンペーンのお知らせ、セミナーの招待状としても使えます。

また、取引先との信頼関係を築くうえで、定期的に手紙を送ることで「気にかけてもらっている」と感じてもらいやすくなります。紹介依頼や口コミを促す手段としても有効です。

一通一通に気持ちを込めやすい手法だからこそ、相手の心に届きます。

このように、手紙営業には多くのメリットがあるものの、手間がかかるため、素早い成果は見込めません。

そのため、効率的かつ、短期的な成果を求めるなら、「タクウィルセールス」がおすすめです。

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手紙営業で実際に送る文面の例文

手紙を用いて新規開拓をする場合と、既存顧客にアプローチする場合の例文をそれぞれ解説します。

新規開拓をする場合

新規開拓をする場合には、主に以下の3つの場面で手紙を送ります。

▼新規開拓をする場合

• 紹介を受けてアプローチする場合
• Webサイトやニュース記事を見てアプローチする場合
• 展示会・イベントでの名刺交換後のお礼兼アプローチをする場合

紹介を受けてアプローチする場合

紹介を受けてアプローチする場合には、誰から紹介を受けたのかを記載しましょう。

例文は以下の通りです。

拝啓

（時候の挨拶）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

初めまして。突然のお手紙を差し上げます失礼を、心よりお詫び申し上げます。

私、株式会社□□の△△と申します。

このたびは、貴社とお取引のある○○株式会社の●●様より、貴社をご紹介いただき、ご連絡を差し上げた次第です。

日頃より貴社の事業内容には大変関心を持っており、ぜひ一度ご挨拶させていただきたく、本状をお送りいたしました。

弊社は、「完全成果報酬型の決裁者商談機会提供サービス」を展開しており、決裁者との初回商談を創出するご支援をしております。

業種・規模を問わず、多くの企業様よりご評価をいただいており、貴社の新規開拓や販路拡大のお力になれるのではと考えております。

つきましては、〇月〇日（〇）〇〇時頃に、弊社営業担当の□□よりお電話させていただく予定です。

ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、5分ほどお時間を頂戴できましたら幸いです。

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

Webサイトやニュース記事を見てアプローチする場合

Webサイトやニュース記事を見てアプローチする場合の例文は、以下の通りです。何を見て、どんなことに興味を持ったのかを記載することで、好意的な印象付けができます。

拝啓

（時候の挨拶）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

初めまして。突然のお手紙となり、大変恐縮ではございますが、

私、株式会社□□の△△と申します。

○月○日付の□□新聞の記事を拝見し、貴社の新規事業や地域との連携に感銘を受け、ご連絡いたしました。

弊社では、「完全成果報酬型の決裁者商談機会提供サービス」を展開しております。決裁権をお持ちの方との商談の場を効率的にご提供するサービスです。

導入していただければ、貴社の営業活動の負担を減らしつつ、成約率の向上と営業コストの削減を同時に実現できます。

これまで多数の業界にてご利用いただき、新規顧客の獲得や営業効率の向上につながったとのお声を頂戴しております。

貴社におかれましても、新たな事業展開や販路拡大を進められていると存じ、微力ながらお力添えできればと考えております。

つきましては、〇月〇日（〇）〇〇時頃に、弊社営業担当の□□よりお電話を差し上げる予定でございます。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、数分でもお時間をいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

展示会・イベントでの名刺交換後のお礼兼アプローチをする場合

初めての挨拶の後に手紙を送ると、丁寧な印象を与えられます。展示会・イベントでの名刺交換後のお礼兼アプローチをする場合の例文は、以下の通りです。

拝啓

（時候の挨拶）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は〇〇展示会（またはイベント名）にて、お名刺を交換させていただき、誠にありがとうございました。

ご多忙の中にもかかわらず、貴重なお時間を頂戴し、心より御礼申し上げます。

改めまして、株式会社□□の△△と申します。

当日は短いご挨拶となりましたので、改めて弊社サービスをご案内したく、本状をお送りいたしました。

弊社では、「完全成果報酬型の決裁者商談機会提供サービス」をご提供しております。

営業リソースが限られた企業や効率化を求める企業に好評で、商談の質と量を両立できる仕組みとして導入が進んでいます。

貴社におかれましても、新たな顧客開拓の一助として、ぜひ一度ご提案の機会をいただければ幸いです。

つきましては、〇月〇日（〇）〇〇時頃に、弊社営業担当の□□よりお電話させていただく予定でおります。

ご都合が合いましたら、少しだけお時間をいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

既存顧客に送付する場合

続いて、既存顧客に送付する場合の例文を2つ紹介します。

▼既存顧客に送付する場合

• 新サービス・新機能のご案内
• セミナー・イベントのご案内

新サービス・新機能のご案内

既存顧客に、新サービス・新機能のご案内をする際の例文は、以下の通りです。

拝啓

（時候の挨拶）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

株式会社□□の△△でございます。

このたび、日頃よりご愛顧いただいております皆さまへ、弊社より新たなサービスのご案内を差し上げたく、本状をお送りいたしました。

今回ご案内するのは、〇〇業務のさらなる効率化を支援する「〇〇機能（または新サービス名）」です。

既存の□□サービスを利用しているお客様のご要望をもとに開発し、以下のようなメリットを提供します。

【新サービス／新機能の特長】

• 〇〇作業の自動化により、担当者の負担を軽減
• 既存システムとシームレスに連携
• 追加費用なしでご利用可能（または割引価格での提供）

つきましては、サービスの詳細資料を同封させていただきましたので、ぜひ一度ご覧いただけますと幸いです。

ご不明な点やご興味をお持ちいただけた場合には、お気軽にご連絡くださいませ。

今後とも貴社の業務発展に少しでもお役立ていただけるよう、サービスの充実に努めてまいります。

引き続きご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

セミナー・イベントのご案内

既存顧客に、セミナー・イベントの案内する手紙の例文は、以下の通りです。

拝啓

（時候の挨拶）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

株式会社□□の△△でございます。

このたび、日頃のご愛顧に感謝し、「〇〇セミナー／〇〇イベント」を開催いたしますので、ご案内申し上げます。

今回のセミナーでは、「□□の最新動向」や「導入企業の成功事例」など、実務に役立つ情報を多数ご紹介します。

質疑応答や参加者同士の交流の時間も設けており、情報収集やネットワーキングの場としても、ご活用いただけます。

【セミナー概要】

■日時：令和〇年〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時

■形式：オンライン（Zoom）または会場開催（東京都〇〇区）

■参加費：無料（事前申込制）

■内容：〇〇市場の最新動向／新サービス紹介／質疑応答　ほか

■申込方法：同封の申込用紙、または専用サイトよりお申し込みください

ご多用の折とは存じますが、貴社の業務に少しでもお役立ていただける機会になれば幸いです。

ぜひご参加をご検討いただけますよう、心よりお願い申し上げます。

今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

心を掴む手紙営業の書き方を7ステップで解説

営業としての手紙は、以下の7ステップで進めましょう。

▼心を掴む手紙営業の書き方を7ステップで解説

• ステップ①｜目的を定める
• ステップ②｜リストを作成する
• ステップ③｜手紙の基本構成を確認する
• ステップ④｜相手のメリットを洗い出す
• ステップ⑤｜文章の流れを考える
• ステップ⑥｜本文を作成する
• ステップ⑦｜誤字脱字をチェックする

ステップ①｜目的を定める

まずは、この営業で何を達成したいのかを明確にしましょう。

目的がはっきりしていないと、文章の内容がぶれてしまい、読み手にも伝わりづらくなります。そのため、アポを取りたいのか、資料請求をしてもらいたいのか、関係構築をしたいのかを明確にすることが先決です。

目的によって、手紙のトーンや伝えるべき内容、行動を促す言い方まで変わってきます。

アポ獲得が目的であれば、「〇月〇日にお時間をいただけないでしょうか」といった明確な行動喚起が必要です。

関係性を築くことが狙いなら、柔らかい表現やお礼の言葉を重視すべきです。

ステップ②｜リストを作成する

営業効果を高めるには、誰に送るかのリスト作成が必須です。手紙営業では、送り先が具体的であるほど効果が上がります。

まずは、業種や規模、所在地などの条件をもとに企業を絞り込みましょう。

そのうえで、可能な限り、部署名や担当者名、役職などを特定します。「管理部の課長」や「代表取締役」など、決裁権のある方をターゲットにすると効果的です。

リスト作成の際には、以下のようなテンプレートを用意すると便利です。

企業ホームページ、業界団体の名簿、商工会議所の会員情報などを活用し、精度の高いリストを作成しましょう。

ステップ③｜手紙の基本構成を確認する

営業手紙では、基本の構成に忠実な文章を書くことで、信頼感のある印象を与えられます。

一般的な手紙の構成は、以下の通りです。

1. 頭語（例：「拝啓」など）
2. 時候の挨拶（例：「新緑の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」）
3. 主文（自己紹介、目的、提案などの本題）
4. 末文（結びの言葉、行動のお願い）
5. 結語（例：「敬具」など）

このような構成に沿って書くことで、丁寧な印象を与えられます。最低限の型を守ることで、ビジネス文書としての信頼性を保てます。

テンプレートを活用して、文章の骨組みを作成しておきましょう。

ステップ④｜相手のメリットを洗い出す

営業手紙は「相手にとってのメリット」が伝わらなければ読まれません。そこで重要なのが、ターゲットのニーズや課題に基づいて、自社サービスがどう役立つのかを具体的に示すことです。

まずは、ターゲット企業のWebサイトやSNS、ニュース記事などを調べましょう。

調べた結果、DXが課題になっていることが分かったとします。この場合「デジタル化に詳しい企業を数社紹介します」と伝えることで、相手の興味を引く確率が高まります。

このように、相手の立場に立ち「この提案は自分にとって価値がある」と思わせる内容を構成することが重要です。

ステップ⑤｜文章の流れを考える

相手の心に残る手紙にするには、文章の流れが大切です。

どんなに良い内容でも、伝え方が整理されていないと読み手に響きません。おすすめの基本構成は「起承転結」です。

• 起：季節の挨拶＋簡単な導入
• 承：相手企業への共感、課題の提示
• 転：解決策として自社サービスを紹介
• 結：アポ希望などの行動喚起＋締めの言葉

このような流れにすると、自然に相手の興味を引き、読後に何をしてほしいのかが伝わりやすくなります。

また、文章が長くなりすぎないよう、1文1文を短く、読みやすい段落に分けることも意識しましょう。

ステップ⑥｜本文を作成する

構成が決まったら、いよいよ本文の作成に入ります。ここで大切なのは、丁寧かつわかりやすい文章を心がけることです。

敬語の使い方や表現の丁寧さはもちろん、専門用語や業界特有の言い回しは避けましょう。

また「貴社の〇〇に対する取り組みに感銘を受けました」など、相手企業に関する具体的な言及を入れるのも効果的です。テンプレート感がなくなり、「この方は自社を理解している」と好印象につながります。

最後には「ご興味をお持ちいただけましたら、下記連絡先までご連絡ください」といったような行動を促す一言を入れましょう。

ステップ⑦｜誤字脱字をチェックする

手紙を書き終わったら必ず、誤字脱字や表現ミスのチェックをしましょう。どれだけ内容が良くても、文字の間違いや敬語の不自然さがあると、信頼を損ねてしまいます。

特に注意すべきなのは、会社名、役職名、担当者名などの固有名詞です。間違っていると、相手に失礼な印象を与えかねません。

声に出して読むとミスに気づきやすくなります。可能であれば、第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。

封筒の宛名や差出人の表記、日付のミスなども忘れずに確認しましょう。

手紙営業を成功させるためのポイント6つ

手紙営業を成功させるには、以下の6つのポイントを抑えておくことが大切です。

▼手紙営業を成功させるためのポイント6つ

• ポイント①｜読み手に合わせた内容を意識する
• ポイント②｜会って話したい気持ちを記載する
• ポイント③｜手書きで心を込めて書く
• ポイント④｜封筒や切手にこだわる
• ポイント⑤｜短期的な目線にならない
• ポイント⑥｜手紙の送付後に電話をかける

それぞれ確認していきましょう。

ポイント①｜読み手に合わせた内容を意識する

手紙営業を成功させるには、読み手に合わせた内容を書くことが重要です。読み手に合わせた内容を書くことで、相手に特別感を与え、関心を引かせることができます。

そのため、第一に、企業の情報や担当者の役職、事業内容などを事前に調べてください。読み手に関する情報を調べたら、次に、どんな内容が刺さるのかを考えます。

経営層には「業績改善につながる提案」、人事担当には「採用効率を上げるサービス」などの提案が有効です。

テンプレートのような一般的な文ではなく、個別感のある文を心がけましょう。「貴社の○○という取り組みに関心があります」といった一文を添えると、相手の心に届きやすくなります。

ポイント②｜会って話したい気持ちを記載する

手紙の中で「会って話したい」といった気持ちを伝えることは、アポイント獲得に欠かせません。

読み手は、何のために手紙が届いたのかを疑問に思うため、以下のように行動喚起の文章を記載しましょう。

• 「ご提案の詳細を、直接ご説明させていただけないでしょうか」
• 「まずは30分ほど、オンラインでも構いません」
• 「以下の日程のどこかで、ご都合の良い日はありますでしょうか」

希望する日程や手段を複数提示することで、相手の負担も軽減されます。特に、忙しい決裁者に対しては「短時間でも構わない」というスタンスを示すと有効です。

ポイント③｜手書きで心を込めて書く

手書きで記載することで、誠意がより伝わります。デジタル時代だからこそ、手書きの文字には特別な価値があると言えます。

なぜなら「手間をかけてくれた」と感じてもらえるため、相手に丁寧な印象を与え、記憶に残りやすくなるからです。

万年筆や筆ペンなどで書くと、より丁寧な印象になります。字に自信がない方は、代筆サービスを活用するのも一つの手です。

ポイント④｜封筒や切手にこだわる

営業の手紙は、見た目でも差がつくため、封筒や切手などの細かな部分にも気を配りましょう。例えば、和紙の便箋を使えば高級感を演出でき、季節感のある切手を選べば、細かな心遣いを伝えられます。

茶封筒や無地の印刷封筒では、広告郵便や請求書と間違われて、開封すらされない可能性もあります。

読み手に「大切な内容かもしれない」と思わせる第一印象作りが非常に重要です。封筒の紙質、色、ロゴの有無などにも配慮し、全体として統一感のある丁寧な見た目に仕上げることをおすすめします。

ポイント⑤｜短期的な目線にならない

手紙営業は、すぐに結果が出るとは限らない施策です。だからこそ、短期的な成果ばかりを期待せず、中長期的な関係構築を目的にする意識が大切です。

初回の手紙でアポイントが取れない場合もありますが、手紙を通じて名前を覚えてもらったり、企業としての姿勢を印象づけたりできます。

反応が得られなかった場合でも落ち込まず、文章の内容やターゲットを再評価し、改善を重ねることが次回の営業活動に役立ちます。

信頼関係を築くことをゴールと考え、「売るため」より「つながるため」といった視点で手紙営業に臨みましょう。

ポイント⑥｜手紙の送付後に電話をかける

手紙を送ったら、フォローの電話をかけましょう。送付して終わりでは、せっかくの手紙が埋もれてしまう恐れもあるからです。

電話をかけるタイミングは、送付後3日〜1週間ほどが目安です。

「先日、お手紙をお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか」と丁寧に切り出しましょう。

電話がつながれば、手紙では伝えきれなかったポイントを口頭で補足する良い機会になります。また、相手の反応を直接聞くことで、次回のアプローチを改善するための参考にもなります。

まとめ：手紙営業は日々の営業活動に取り入れよう

手紙営業は、比較的アポ獲得率の高い営業手法です。決裁者にアプローチしやすいため、日々の営業活動に取り入れることをおすすめします。

手紙営業を実施する際には、本記事で解説したポイントを参考にしてみてください。

とはいえ、手紙営業は、手間がかかり、短期的な成果を見込める営業手法とは言えません。

そのため、他の営業手法とうまく組み合わせる必要があります。

決裁者への効果的なアプローチをしたいとお考えの方には「タクウィルセールス」をおすすめします。

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この記事の監修者

長峰 彩乃

株式会社エスプール
ヒューマンキャピタル事業部 ニアバウンド支援部 部長
株式会社エスプール新卒入社。主幹事業である人材派遣事業を経て、ヒューマンキャピタル事業部へ配属。スタートアップ向け営業支援サービスの営業リーダー就任後、個人売上高3億円を達成。人脈を活用した大手企業開拓手法「ニアバウンド」を発信。

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